در سازمان‌های بزرگ، برای جلوگیری از افزایش تعداد فاکتورهای مالی و ساده سازی فرآیند پرداخت‌های کوچک، بودجه‌ای تحت عنوان تنخواه گردان حسابداری در نظر گرفته می‌شود. این بودجه به فردی تحت عنوان تنخواه دار واگذار می‌شود تا خریدهای روزمره و جزئی سازمان را بدون نیاز به طی مراحل تأیید مالی انجام دهد. میزان این بودجه با توجه به نیازهای شرکت و برآورد حسابدار و تنخواه دار تعیین می‌شود و در هر شرکت ممکن است متفاوت باشد. مهم‌ترین هدف تنخواه گردان حسابداری، طبقه‌بندی و کنترل کامل هزینه‌های هر بخش، پرداخت آسان و حذف روند اداری و به دنبال آن کاهش عملیات حسابداری است.
تنخواه گردان حسابداری چیست؟
تنخواه گردان حسابداری مبلغی نقدی است که واحد مالی شرکت به کارکنان یا تنخواه دار می‌سپارد تا هزینه‌های جزئی و روزمره شرکت را پرداخت کنند. در واقع، این مبالغ برای دوره‌ای مشخص در اختیار مدیران، تنخواه داران یا اعضای تیم مالی قرار می‌گیرد تا نیازهای مالی کوچک اما ضروری شرکت به سرعت و بدون تشریفات پرداخت شوند.
تعیین میزان تنخواه باید بر اساس برآوردی منطقی از هزینه‌های احتمالی صورت گیرد. همچنین تمام مخارج انجام شده باید با ارائه فاکتور یا رسید معتبر ثبت و گزارش شوند. این اسناد پس از بررسی و تأیید توسط مدیر مربوطه، به واحد حسابداری تحویل داده شده و بایگانی می‌شوند. نکته مهم این است که تنخواه فقط باید صرف امور اداری و سازمانی شود و استفاده شخصی از آن مجاز نیست. با مدیریت دقیق تنخواه، نه تنها شفافیت مالی سازمان حفظ می‌شود، بلکه فرآیندهای کاری نیز روان‌تر و سریع‌تر پیش می‌روند.
تنخواه چیست؟
تنخواه حسابداری به مبلغی می‌گویند که برای پرداخت هرینه‌های جزئی روزمره شرکت و سهولت کار هزینه می‌شود. زیرا در اکثر شرکت‌ها مقداری پول نقد برای هزینه‌هایی که امکان صدور چک برای آن موجود نیست، وجود دارد. این مقدار پول نقد که در اختیار یک شخص مشخص قرار می‌گیرد تنخواه نام دارد که باید در جهت منافع شرکتی از آن استفاده شود.
وجه تنخواه به یکی از کارکنان شرکت که معمولا مامور خرید است، تحویل داده می‌شود. این شخص باید تمام مدارک هزینه‌های انجام شده و هزینه‌های ایاب و ذهاب را به صورت رسید یا فاکتور، نگه‌داری کند. این اسناد باید به شکل مرتب به حسابدار تحویل داده شود تا مورد تایید قرار بگیرد. این اسناد ارائه شده حتما باید دارای تاریخ و هزینه پرداختی باشد حتی در مواردی که هزینه انجام شده ناچیز باشد. چرا که در پایان سال، مجموع همین هزینه‌های ناچیز تبدیل به مبلغ زیادی می‌شود.
ماهیت تنخواه گردان چیست؟
تنخواه گردان حسابداری نقش یک واسطه و تسهیل‌گر را در امور مالی شرکت ایفا می‌کند و به طور ویژه برای پرداخت هزینه‌های کوچک و روزمره مورد استفاده قرار می‌گیرد. این حساب از نظر ماهیت، بدهکار است و عملکردی مشابه حساب صندوق دارد. زمانی که وجهی به این حساب واریز می‌شود، مانده آن افزایش یافته و در حسابداری به صورت بدهکار ثبت می‌شود. در مقابل، هر زمان که مبلغی از آن بابت پرداخت هزینه‌ها برداشت شود، حساب بستانکار شده و مانده آن کاهش می‌یابد. به همین دلیل، حساب تنخواه گردان را می‌توان یکی از ابزارهای کلیدی در مدیریت جریان نقدی کوتاه مدت سازمان دانست.
